Med stöd från Random Forest har Castellum etablerat en modern dataarkitektur som gör det möjligt att koppla ihop allt från sensordata i fastigheter till ekonomisk information och kundrelationer. Resultatet är en skalbar, verksamhetsnära plattform som stärker beslutsfattandet och skapar nya värden i en av Sveriges största fastighetskoncerner.
Utmaning
Castellum är ett av Nordens största kommersiella fastighetsbolag, med över 700 fastigheter och 5 miljoner kvadratmeter uthyrningsbar yta. Bolaget har verksamhet i fyra länder, omkring 500 anställda och ett fastighetsvärde på cirka 159 miljarder kronor. Verksamheten spänner från kontor och logistik till samhällsfastigheter – och därmed också över ett enormt dataflöde.
”Vi har både klassisk affärsdata och mängder av teknisk data från våra byggnader. Bara en av våra fastigheter kan ha upp till 25 000 sensorer som tillsammans genererar tiotals gigabyte varje månad”, berättar Fredrik Gunnarsson, Data & Insight Lead på Castellum.
Utöver sensordata hanterar Castellum också BIM-data – digitala byggnadsmodeller som innehåller all information om fastigheternas konstruktion och innehåll. Utmaningen låg i att all denna information fanns spridd i olika system och register, vilket skapade silos och gjorde det svårt att få en helhetsbild.
”Fastighetsbranschen består av många discipliner – ekonomi, teknik, kommersiell förvaltning, bygg och drift – och alla sitter i sina egna system. Det leder till att samma byggnad kan heta olika saker beroende på vilket system du tittar i. Det blir både ineffektivt och dyrt”, fortsätter Gunnarsson.
Dessutom var datakvaliteten varierande. Det fanns dubbletter, saknad information och inkonsekventa ID:n för exempelvis hissar, komponenter och kunder. Resultatet blev att tid gick förlorad på att leta efter, korrigera och konsolidera data istället för att analysera och agera på den.
Lösning
För att ta kontroll över sina data startade Castellum en koncernövergripande datastrategi, i nära samarbete med Random Forest. Arbetet pågick i över ett år och involverade representanter från både IT, ekonomi och verksamheten. Syftet var att bygga en gemensam grund för hur data skulle samlas in, lagras, förvaltas och användas.
”Vi formulerade en elementär men kraftfull princip: med enkel tillgång till tillförlitlig information kan vi fatta kloka, faktabaserade beslut”, säger Gunnarsson.
Strategin landade i en ny dataarkitektur byggd på Microsoft Fabric, där data delas upp i tre lager: brons, silver och guld. I bronslagret hanteras rådata, i silver harmoniserad data – och i guldlagret dataprodukter och rapporter som används direkt av verksamheten.
Random Forest bistod med både lösningsarkitektur, datamodellering och implementering, men även med metoder för att arbeta verksamhetsnära och skapa långsiktig struktur.
En viktig framgångsfaktor var att ägarskapet för dataprodukter flyttades ut i verksamheten. Varje dataprodukt har en beställare, dataproduktägare och informationsägare, vilket gör det tydligt vem som ansvarar för kvalitet, användning och vidareutveckling.
”Vi ville att verksamheten skulle äga sina data – inte IT. Det skapar engagemang och säkerställer att vi bygger det som faktiskt används. När någon dessutom betalar för en dataprodukt blir man också mer selektiv med vad man efterfrågar”, förklarar Gunnarsson.
För att hålla strukturen enkel och spårbar har Castellum infört namnstandarder och governance direkt i användarnas miljöer. Nya arbetsytor i Fabric följer alltid samma namnsättning och struktur, vilket gör det lätt att hitta rätt data och förstå ansvarsfördelningen.
En annan central princip har varit att ägandet av plattformen ska ligga hos Castellum själva. Externa konsulter används för rådgivning och kapacitet, men all grundkompetens och förståelse finns internt.
Affärsnytta
Med den nya plattformen har Castellum tagit ett stort steg mot en datadriven förvaltning. Idag finns ett femtontal datakällor och ett tiotal dataprodukter i drift, bland annat för energioptimering, leverantörsstyrning och driftuppföljning.
Den nya strukturen gör att data kan återanvändas på flera sätt – inte bara i dashboards, utan även i applikationer och portaler som samlar information från många system och presenterar den i ett gemensamt gränssnitt.
”Allt behöver inte vara en rapport. Vi bygger till exempel en driftportal som samlar data från flera källor och visar status för våra fastigheter i realtid. Det ger tekniker och förvaltare en snabb överblick utan att de behöver logga in i tio olika system”, säger Gunnarsson.
De ekonomiska vinsterna är också betydande. Bara genom att minska tiden som medarbetare lägger på att leta och sammanställa information uppskattar Castellum att man kan spara över 50 miljoner kronor per år. Till det kommer effektivitetsvinster inom energi, underhåll och leverantörshantering, samt nya intäktsmöjligheter genom snabbare, mer välgrundade beslut.
Men lika viktigt är förändringen i arbetssätt och kultur.
”Vi har gått från att se data som ett IT-projekt till att se det som en kärnfråga för hela verksamheten. Random Forest har hjälpt oss att bygga rätt struktur och samtidigt utmanat oss att tänka långsiktigt. Det är först när tekniken och affären möts som det verkliga värdet uppstår”, avslutar Gunnarsson.
Hör när Fredrik Gunnarson berättar om samarbetet på Data-dagen 2025:
