Budgetverktyg - Då ska du byta ut Excel - Random Forest

Då ska du byta ut Excel!
Säkra tecken på att det är dags att titta på ett budgetverktyg.

Excel är fantastiskt, eller?

Excel är fantastiskt. Det är flexibilitet, kraftfullt och förhållandevis användarvänligt. Man kan intuitivt både manipulera och visualisera data. Därtill är inlärningströskeln för Excel relativt låg.

En ekonomiavdelning där inte Excel, eller motsvarande, används är svår att tänka sig. En trogen vapendragare som är svår att vara utan, men frågan emellanåt är om inte det finns en gräns?

För finansiell planering och uppföljning faller sig ofta Excel som ett naturligt val, vilket fungerar utmärkt och är att rekommendera för mindre organisationer, men i takt med att organisationen växer, komplexiteten ökar, och frekventare uppdateringar önskas, så uppstår begränsningar. Något som oftast medför att orimligt mycket tid går till samordning.

Tid som hade kunnat, och behövts, läggas på analys.

Högre krav – Öka graden av automation

En process som till största del är manuell skapar också hinder när budgeten oftare önskas revideras. En lärdom som många tog till sig i början av pandemin var behovet att snabbt kunna ställa upp och jämföra olika scenarier. Likaså kan löpande uppföljning mot utfall kan vara något som är mycket tidskrävande jämfört med en automatisk process.

För att komma runt problemen som uppstår när organisationen växer, komplexiteten ökar, och frekventare uppdateringar önskas så väljer många att införskaffa ett budgetverktyg. I ett sådant finns stöd för arbetsflöde och attestering, scenarior kan enkelt skapas och den finansiella planen kan revideras med några knapptryck. Därtill automatisering av validerade dataimporter, och affärslogik tydligt definierad.

En studie gjord av BARC, visar det att de mest framgångsrika företagen använder ett dedikerat verktyg för budget och planering.

Läs mer på: https://barc-research.com/wp-content/uploads/2016/05/planning-survey-16-infographic.pdf

Checklista

Nedan finns en checklista med punkter som indikerar om det är dags att byta till ett budgetverktyg.

Deltagande

• Fler än 10 personer som bidrar i budgetarbetet eller målsättning att sprida ansvar för inmatning av budget ut i verksamheten.
• Flera delbudgetar som behöver konsolideras, eller målsättning att bryta ner budgeten i mindre delar.
• Samordning av arbetsflöden, attestering och kontroll tar upp majoriteten av tiden under budgetarbetet.

Komplexitet

• Data hämtas från flera system, som ska konsolideras och harmoniseras.
• Använder eller har målsättning om data-driven planering där formler används för att ta fram belopp.
• Använder avancerade excelark för exempelvis allokeringar.
• Hög grad av personberoende för avancerade excelark.
• Mycket data som gör att viktiga excelark kraschar med jämna mellanrum.
• Processen upplevs som svår och riskabel för fel.

Frekvens

• Budget och prognos görs mer än 1–3 gånger om året, eller målsättning finns att revidera oftare. Exempelvis rullande prognos.
• Fler än 10 personer som önskar löpande uppföljning av utfall mot budget utifrån olika perspektiv.
• Behöver enkelt och snabbt kunna simulera olika scenarier.